Übermittlungsempfänger Verwaltung

Unter dem Punkt Übermittlungsempfänger lassen sich Empfänger bequem erstellen und bearbeiten.

Anlegen

In den folgenden Schritten wird erklärt, wie Sie einen neuen Empfänger erstellen können.

1. Klicken Sie auf der linken Seite, auf die „Übermittlungsempfänger„.
2. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche „Anlegen„.
3. In diesem Fenster, müssen sie den Typ des Empfängers (Intern/Extern), die Kategorie des Empfängers (z.B.: Amt der Landesregierung) und ob er als, „eigener Verantwortlicher“ , „gemeinsamer Verantwortlicher“ oder „Auftragsverarbeiter“ gespeichert werden sollte eintragen. Weiters ist verpflichtend, einen „Kontakt“ anzugeben, welcher im System hinterlegt wurde oder neu erstellt wurde. Nach Überprüfung ob alle Daten korrekt eingegeben wurden, können sie den Übermittlungsempfänger freigeben und durch „Speichern“ ins System eintragen.
4. Befindet sich der Kontakt des Übermittlungsempfängers außerhalb der EU, wird automatisch das Häkchen gesetzt und weitere Optionen zur Verfügung gestellt. Hier müssen Sie die „geeignete Garantien“ auswählen, sowie diese beschreiben. Sollten sie einen Transfer Impact Assessment (TIA) durchgeführt haben, können sie dies zusätzlich anführen und den Bericht anhängen. Wenn alle Informationen kontrolliert wurden, können sie den Vorgang durch „Speichern“ abschließen.

Bearbeiten

1. Unter dem Menüpunkt „Übermittlungsempfänger“ , erhalten sie eine Übersicht, über alle im System eingetragenen Empfänger. Diese werden je nach Status (Außerhalb der EU = gelb, Freigegeben = Grün, Nicht freigegeben = rot) angezeigt.
2. Durch Auswahl eines der Felder, welches vor den einzelnen Übermittlungsempfängern zu finden ist, wählen sie den dementsprechenden Empfänger aus. Durch Auswahl der Schaltfläche „Aktion“ , können sie nun folgende Aktionen mit der Auswahl durchführen: Sie können den Empfänger „Exportieren“ , ins „Archiv verschieben“ , wenn er im Archiv ist wieder „aus dem Archiv holen“ oder „Löschen„.
3. Um in den Bearbeitungsmodus eines Übermittlungsempfängers zu gelangen, müssen sie diesen direkt bei dem Namen auswählen.
4. In dem nun erscheinenden Fenster, befindet sich eine Übersicht, über die wichtigsten Informationen des Übermittlungsempfängers und ob dieser „Freigegeben“ ist oder nicht. Außerdem können sie durch Auswahl der Schaltfläche „Aktion“ , diesen Empfänger direkt „ins Archiv“ verschieben, „Löschen“ oder „Duplizieren„.
5. Durch Auswahl der Schaltfläche „Bearbeiten“ , gelangen sie in den Bearbeitungsmodus des Übermittlungsempfängers, um dessen Informationen zu bearbeiten.
6. Im Bearbeitungsmodus des Übermittlungsempfängers, können sie nun den „Typ“ , die „Kategorie“ und ob er als „eigener Verantwortlicher“ , „gemeinsamer Verantwortlicher“ oder „Auftragsverarbeiter“ zuständig ist, ändern. Sie können hier auch die „Freigabe“ entziehen oder zusätzliche Informationen für den Übermittlungsempfänger bereitstellen. Nachdem alle Änderungen vorgenommen wurden, können sie diese durch „Speichern“ ins System übernehmen.

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Übersicht

• Rot: Nicht freigegeben (nicht aktiv).
• Gelb: Freigegeben, aber außerhalb der EU.
• Grün: Freigegeben und innerhalb der EU.

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Suchen und filtern

1. In der Suchleiste, können sie den Namen eines Übermittlungsempfängers eingeben, damit sie diesen, in der Übersicht schneller finden können.
2. Durch das Menü „Filtern“ , erhalten sie die Möglichkeit, die Übersicht nach ihren Wünschen hin zu filtern.
3. Sie können die vorgefertigten Filter im System auswählen oder eigene Filter, nach ihren Wünschen entsprechend erstellen.
4. Wurden alle Informationen ausgewählt, können diese durch die Schaltfläche „Anwenden„, auf die Übersicht angewendet werden.

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Gruppieren

1. Unter dem Menüpunkt „Gruppieren nach„, befinden sich die verschiedenen Möglichkeiten, die Übersicht nach ihren Wünschen hin zu gruppieren.
2. Sie können die Gruppierung durch die schon im System befindlichen Vorschläge hin gruppieren, oder eine „benutzerdefinierte Gruppe“ erstellen.
3. Wurden alle wichtigen Informationen ausgewählt, können sie durch „Anwenden“ diese in der Übersicht anwenden lassen.

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Favoriten setzen

1. Unter dem Menüpunkt Favoriten, können sie ihre benutzerdefinierte Suche abspeichern.
2. Unter „Aktuelle Suche speichern„, besteht nun die Möglichkeit, ihre benutzerdefinierte Suche als „Standard“ zu benutzen oder sie mit allen Benutzern zu teilen.
3. Außerdem besteht die Möglichkeit, die benutzerdefiniert erstellte Suche auch „zu ihrem Dashboard hinzuzufügen„.

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