Management von Auftragsverarbeitern

Auftragsverarbeiter bearbeiten im Auftrag des Verantwortlichen dessen personenbezogene Daten. Diese juristischen/natürlichen Personen, Einrichtungen oder Behörden können Sie sich hier anzeigen lassen und mit Ihnen eine Vereinbarung generieren. Übermittlungsempfänger werden jedoch nur angezeigt, wenn sie dem Zuständigkeitstyp Auftragsverarbeiter angehören und an einem Zweck gebunden sind, der freigegeben ist. Weiters muss der Auftragsverarbeiter die Rolle eines Managers haben. Stimmen diese Kriterien überein, kann eine Vereinbarung über eine Auftragsverarbeitung nach Art28 DSGVO generiert werden.

Vereinbarungsschreiben generieren

1_vereinbarung_generieren

2_vereinbarung_gegenstand

3_vereinbarung_dauer

4_vereinbarung_ort

5_vereinbarung_sub

6_vereinbarung_rueckgabe

7_vereinbarung_unterstuetzung

9_vereinbarung_haft

10_vereinbarung_sonstiges

11_vereinbarung_beilage

 

1. Um eine Vereinbarung zu generieren, müssen sie in der Übersicht den entsprechenden Auftragsverarbeiter auswählen und in seiner Ansicht, „Vereinbarung generieren“ auswählen.
2. Nach betätigen der Schaltfläche „Vereinbarung generieren“ , erscheint ein Fenster, indem sie einen schon vordefinierten Text für eine Vereinbarung vorfinden können. Sollte Ihnen dieser Text nicht genügen, steht es ihnen frei, diesen nach ihren Wünschen hin anzupassen.
3. Im nächsten Schritt legen sie die „Dauer der Vereinbarung“ fest. Hier können sie zwischen einer „einmaligen Durchführung„, einer „befristeten Laufzeit“ oder einer „unbefristeten Laufzeit“ wählen. Die Texte aktualisieren sich je nach Einstellung automatisch, um ihnen möglichst viel Arbeit abzunehmen.
4. Beim Ort der Durchführung wird Ihnen angezeigt, ob die personenbezogenen Daten innerhalb der EU bzw. EWR verarbeitet werden.
5. In diesem Schritt, wird die „Berechtigung“ des Sub-Auftragsverarbeiters festgelegt. Sie können unter folgenden Berechtigungen wählen:
   Entweder wird ein „Verbot der Einschaltung eines Unterauftragsverarbeiters“ erteilt, die Zustimmung der „Zulässigkeit der Hinzuziehung eines bestimmten Sub-Auftragsverarbeiters“ erteilt oder es wird die generelle Zustimmung zur „Zulässigkeit der Hinzuziehung von Sub-Auftragsverarbeitern“ erteilt.
6. Hier erhalten sie nun eine kurze Zusammenfassung der Sicherheiten der Verarbeitung. Sollten noch Punkte hinzugefügt werden, besteht die Möglichkeit den „Textbaustein“ nach ihren Wünschen hin zu verändern.
7. In diesem Fenster erhält man Informationen, welche Pflichten, der Auftragsverarbeiter bei der Unterstützung, von Verarbeitung der Maßnahmen gegenüber dem Verantwortlichen hat.
8. Hier erhalten sie die Informationen, was mit den Daten geschieht bei einer Rückgabe, bzw. Löschung von Daten.
9. Kontrollieren Sie sonstige Punkte wie z.B. die Pflicht einer Errichtung eines Verarbeitungsverzeichnis durch den Auftragsverarbeiter.
10. Hier sind Ihnen in der Beilage ./A die Datensicherheitsmaßnahmen ersichtbar. Haben Sie alle Felder fehlerfrei eingegeben und die Eingaben kontrolliert, wählen Sie die Schaltfläche „Vereinbarung gem. Art 28 generieren“, um die Vereinbarung als PDF herunterzuladen.